Comment gérer ses fournisseurs avec le logiciel de gestion InFact

ATTENTION: Cette partie ne vous concerne que si vous achetez des produits pour les revendre.

Si vous achetez des produits, vous les achetez à des fournisseurs. Il conviendra donc de créer et d’identifier ces fournisseurs dans votre système de gestion InFact.
Si vous ne vendez que des prestations de service, alors vous êtes vous-même le fournisseur, et cela a été créé automatiquement lors de votre inscription.

Comme tout est simple dans InFact, on accède à la gestion des fournisseurs en cliquant sur l’icône correspondante.

La navigation dans InFact

Tout d’abord, prenez un instant pour découvrir la navigation dans InFact:
Vous avez, dans la partie supérieure de l’écran, quelques fonctions que l’on retrouvera partout. Vous pouvez, grâce aux flèches de navigation naviguer du premier au dernier fournisseur. Vous pouvez aller directement au début, à la fin (les fournisseurs sont triés par code), ou bien encore chercher un fournisseur en tapant dans la zone de recherche, au moins 3 lettres composant son nom ou son code. Nous reviendrons à ce système de recherches plus tard.

Création de votre premier fournisseur

Pour l’heure, nous allons nous intéresser à la création d’un nouveau fournisseur.
Pour cela, et vous retrouverez cette fonction partout dans InFact, nous allons cliquer sur le PLUS VERT.

L’écran change alors d’aspect, et vous pouvez maintenant entrer (en informatique, on dit saisir) vos données.

Entrée de toutes les données du fournisseur

Tout d’abord, le code de votre fournisseur. Vous êtes libre de donner le code qui vous semble le plus adapté, mais pensez à donner un code homogène à tous vos fournisseurs. (voir la formation en ligne gratuite InFact à la gestion d'entreprise en 5 minutes pour la codification).

Ensuite, il suffit de remplir ce qu’on appelle en informatique les champs, avec les données qui vous sont demandées, en commançant par le nom du fournisseur.
Puis, le code comptable, qui est une donnée qui ne concernera que les utilisateurs exportant leurs achats vers un logiciel comptable. Dans ce cas, vous devez disposer d’un plan comptable, et saisir ici le code correspondant. Si ce n’est pas votre cas, la saisie est libre (mais obligatoire).
Le préfixe, lui, est utilisé pour générer des commandes automatiques d’articles. Cet aspect est un peu plus complexe, et sera abordé plus tard.
Je vous suggère de saisir un préfixe à 2 caractères, suivi du tiret du bas. Ce même préfixe sera utilisé pour codifier les articles achetés à ce fournisseur.
Ensuite, l’adresse, code postal, ville, téléphone, mobile, le nom de votre interlocuteur, si vous le connaissez, et éventuellement son adresse mail, ainsi que le site web du fournisseur.

Le dernier point concerne la partie finances liée à ce fournisseur, à savoir votre taux de remise générale sur son catalogue (c’est une simple information, vous pouvez parfaitement avoir des remises différentes suivant les produits), et le montant à partir duquel le port est gratuit, ce qu’on appelle le franco de port.
Ceci vous aidera lorsque vous lui passerez des commandes.
Et pour terminer, le mode de règlement habituel, à choisir dans la liste.

C’est terminé pour cette partie, il ne vous reste qu’à valider, avec le bouton de validation, et vous constatez que le fournisseur a bien été créé.
Il fait maintenant partie de votre système de gestion.

Quitter la gestion des fournisseurs

Vous pouvez maintenant quitter la gestion des fournisseurs par la porte de sortie qui vous ramène au tableau de bord.