Comment gérer ses configurations avec le logiciel de gestion InFact

Les configurations, c'est quoi ?

Les configurations sont des assemblages d’éléments qui peuvent être proposés ensembles.
Par exemple, pour rester sur le cas de notre marchand de réfrigérateurs, il peut proposer à la fois le réfrigérateur, son installation, et une extension de garantie.
Plutôt que d’ajouter 3 articles a sa commande, il va utiliser les configurations pour gagner du temps. Ainsi, en un seul clic, les 3 lignes seront ajoutées à la commande.

Création des articles nécessaires

Pour faire cela, nous allons commencer par créer tous les articles dont nous avons besoin.
Nous entrons donc en gestion d’article , comme vous savez déjà le faire, et nous ajoutons un article FORFAIT INSTALLATION en cliquant sur le + vert .

Après avoir entré tous les paramètres nécessaires, c’est-à-dire le prix, le fournisseur, et validé avec la coche verte , nous recommençons l'opération pour ajouter un article EXTENSION DE GARANTIE 3 ANS.
Nous quittons ensuite la gestion des articles .

Création d'une configuration

Comme toujours avec InFact, on accède à la gestion des configuration de la façon la simple, en cliquant sur l’icône correspondante .

Comme il n’y a encore aucune configuration, le système passe automatiquement en mode ajout, comme si vous aviez cliqué sur le + vert .

Il nous faut maintenant entrer des données, et, en premier lieu nommer notre configuration.
Le code et la désignation de notre configuration sont totalement libres, mais nous vous conseillons de rester en cohérence avec le contenu !
Nous allons proposer un réfrigérateur blanc, alors j’appelle cette configuration REFRIGERATEUR BLANC INSTALLE - EXT GT 3 ANS.

Ensuite, il nous faut ajouter tous les articles qui font partie de cette configuration. A commencer par le réfrigérateur lui-même, que nous choisissons exactement comme si nous saisissions une commande, c’est-à-dire que nous tapons 3 caractères qui composent son nom ou son code article, pour le trouver immédiatement.
Une fois cette première ligne insérée, nous en ajoutons une seconde, en cliquant sur le petit + vert qui se trouve à droite du nom de la configuration .
Là encore, 3 caractères suffisent pour trouver l’extension de garantie 3 ans, qui s’intègrera immédiatement.
Et enfin, encore une ligne pour l’installation, sur le même principe.

Le premier champ de chaque ligne est une quantité, car suivant les activités, on peut avoir plusieurs quantités du même produit dans une configuration.

Changer l'ordre des articles dans une configuration

Vous pouvez changer l’ordre de présentation de ces éléments, il suffit de les faire glisser avec la souris. Vous pouvez aussi utiliser les flèches hautes ou basses pour monter ou descendre une ligne.

Changer l'image d'une configuration

La première ligne attribuera l’image du produit à la configuration.
Mais vous pouvez modifier cette image comme pour les articles, en cliquant sur le bouton .

Validation de la configuration

Votre configuration est maintenant créé. Il faut alors valider sur cette icone , comme partout dans InFact.

Le prix de la configuration

Pour ce qui concerne le prix: Vous ne vous occupez de rien, car les prix sont déterminés par les articles eux-mêmes.
Aussi, si le prix d’un des composants change, le prix de la configuration changera automatiquement au moment où vous l’intègrerez à une commande.
Donc une fois vos configurations établies, vous ne vous en occupez plus.

Nous créons rapidement une seconde configuration sur le même modèle, mais pour un autre réfrigérateur, et sur le même principe. Et c’en est fini pour cette partie. Nous quittons donc la gestion des configurations .

Utilisation des configurations dans des devis ou commandes

Nous retrouvons donc notre tableau de bord, à partir duquel nous allons maintenant entrer en gestion des commandes.
Vous le savez, c’est normalement cette icone qui est utilisée pour accéder aux commandes, mais nous pouvons aussi accéder à une commande en particulier en cliquant simplement dessus.

Une fois en gesiton des commandes, nous pourrions ajouter une commande, en cliquant sur le le + vert , mais, pour aller plus vite, nous allons utiliser le bouton ++ , qui permet de créer une commande, un devis, une facture directement pour le client affiché à l’écran.
Ainsi, nul besoin de taper quoi que ce soit pour retrouver le client, tout est déjà automatiquement intégré.

Nous allons donc directement passer à l’importation d’une configuration, en cliquant sur cette icone .

Comme pour les favoris, les configurations nous sont présentées, et nous n’avons plus qu’à cliquer sur celle qui nous convient.
Les 3 lignes sont importées directement dans notre commande, comme si nous les avions choisies une par une, mais trois fois plus vite.

Au besoin, nous pouvons toujours bouger les prix et les quantités.
Avant de sortir, penser éventuellement à passer cette commande en devis.
Pour cela, vous disposez de ce bouton, , qui change à chaque fois que l’on clique dessus.
Vous créez une commande
Vous créez une facture
Vous créez un devis
La coche verte termine et valide le travail.

Voilà pour les configurations, qui sont un atout précieux si elles sont utilisées à bon escient.
En fonction de votre activité, vous pouvez gagner un temps considérable dans la réalisation de vos documents.

Vous pouvez maintenant quitter la gestion des commandes par la porte de sortie qui vous ramène au tableau de bord.
Le tableau de bord aura encore changé d’aspect, vous y trouverez votre devis, sur lequel il suffit de cliquer pour l'afficher !