Comment gérer sa trésorerie avec le logiciel de gestion InFact

La trésorerie: élément clé de la gestion de votre entreprise

L’outil que nous mettons à votre disposition vous permet de faire le lien entre ce que vous encaissez et ce qui se trouve réellement à la banque, de préparer vos remises de chèques, de faire des prévisions pour les mois à venir.
C’est donc un module essentiel que vous allez découvrir aujourd’hui.
De fait, cette formation étant plus complexe que les autres, n’hésitez pas à y revenir au besoin pour vous rafraichir la mémoire.

Présentation générale

On accède à la trésorerie depuis le tableau de bord, via ce bouton , qui est caché derrière celui-ci .
Vous retrouverez votre environnement de travail habituel, les couleurs restant votre choix.

Les onglets

Chaque onglet représente une banque ou une caisse, telles que vous les aurez définies dans la gestion des paramètres, dans l’onglet banque.
En cliquant sur chaque onglet, vous découvrez les écritures qui s’y rapportent.

Notre premier onglet représente la banque, unique ou principale, avec laquelle nous travaillons. Dans les paramètres, c’est celle qui a le code 1

Vous pouvez voir qu’il y a déjà des écritures.
Elles ont été créées automatiquement lors de la saisie des règlements des factures.
Au moment où vous entrez un ou plusieurs règlements, ces derniers viennent s’inscrire ici, en fonction du mode de règlement.

Les modes de règlements sont, eux aussi, définis dans les paramètres, onglet Modes Règlements. Ils ont tous un code unique, une désignation, une abréviation, et un code banque. C’est grâce à ce code banque qu’InFact sait où écrire chaque ligne de paiement.

Ceci veut dire que vous n’avez jamais à vous occuper d’entrer les règlements de vos factures de ventes. InFact le fait tout seul, à votre place. Ainsi, pas d’erreur ou d’oubli.

Fonctionnement du tableau de trésorerie

Le tableau comporte des écritures. Une écriture peut-être pointée ou non pointée. Elle est pointée lorsque vous l’avez trouvée sur votre relevé de banque, et que donc elle comporte une date d’écriture à la banque.
Tant que ce n’est pas le cas, elle est non pointée, ce qui veut dire que l’argent n’est pas encore officiellement à la banque.

Ces deux cases à cocher vous permettent donc de filtrer les écritures.
Vous pouvez voir les écritures non pointées, ce sont celles qui nous intéressent en général, ou bien les écritures déjà pointées, ou bien encore les deux à la fois. Si vous ne cochez rien, vous ne voyez aucune ligne.

Les deux dates suivantes vous permettent de borner votre recherche des écritures déjà pointées, entre deux dates.
Par défaut, la date de début correspond au début du mois précédent. La date de fin, à la date du jour.
Les écritures non pointées apparaissent toujours, car n’ayant pas de date d’écriture, elles ne peuvent obéir au filtre de date.

La date de fin joue aussi sur le calcul des soldes de votre compte. Le premier, ici en jaune, est le montant réel de toutes les écritures pointées. En fait, ce dont vous disposez sur votre compte à cet instant.
Le second, en vert est la somme des écritures pointées au moment de la date de fin.
Si vous voulez savoir ce que vous aviez le 31 décembre dernier, entrez cette date dans la date de fin, et cela vous donnera le montant que vous aviez pointé à cette date. Le solde à date, en orange est le montant que vous devriez avoir à la date de fin.
Mais si, par exemple, vous disposez de chèques que vous n’avez pas encore remis en banque, cette somme diffère du montant pointé à date.

Comment est calculé tout cela ?

En réalité, chaque écriture a une date d’échéance (Dte Ech), et une date d’écriture (Dte Ecr), si elle est déjà pointée. C’est ce qui permet de calculer les choses de façon précise.
Prenons nos écritures pointées à la fin décembre. Vous le voyez, chaque écriture possède bien une date d’écriture (Dte Ecr): cette date provient de votre banque. Chaque écriture a aussi une date d’échéance (Dte Ech), cela vient d’InFact directement.
On peut ainsi facilement calculer ce qui est pointé, ce qui devrait être pointé à une date donnée, pour les écriture non pointées.

Signification des colonnes

• Colonne Gr.
  Cette première colonne signale un regroupement d’écritures. Nous y reviendrons plus tard.
• Colonne Dte Ecr.
  La seconde colonne est la date d’écriture: celle-ci devrait vous être fournie par votre banque, sur votre relevé d’opérations.
• Colonne N. Facture.
  C'est le numéro de la facture, qui peut aussi être une commande.
  Soyez sans crainte, ces numéros suivent votre système de facturation, et lorsque vous passez une commande en facture, ce numéro suit automatiquement.
• Colonne Pièce.
  Cette colonne correspond au numéro de pièce: ça, c’est pour la comptabilité.
  Si l’écriture est une facture de vente, alors InFact aura ajouté F- devant le numéro de facture, et c’est ce que votre comptable retrouvera dans son logiciel comme étant une pièce comptable.
• Colonne Libellé.
  Comme son nom l'indique, cette colonne correspond au libellé de votre écriture, c’est-à-dire le nom du client et l’abréviation correspondant à son mode de paiement.
• Colonne Dte Ech.
  Nous retrouvons ensuite la date d’échéance, c’est-à-dire la date théorique à laquelle le règlement doit être effectué.
• Colonne T.Pce.
  Cette colonne correspond au type de pièce ou d’opération.
  Nous y reviendrons un peu plus loin, mais nous n’avons ici que des factures client, donc le type de pièce, inscrit automatiquement, est règlement client.
• Colonnes Débit Crédit.
  Les colonnes de chiffres, pour un débit ou un crédit, ne nécessitent pas d’explication particulière. On comprend bien qu’une facture client génèrera un crédit, tandis qu’un achat générera un débit sur votre compte bancaire.
• Colonne P.
  La colonne P indique si l’écriture a été pointée ou non.
  Si c’est coché, c’est pointé. Lorsqu’on pointe une écriture, InFact enregistre la date de pointage dans la colonne suivante (Dte Point).
• Colonne F.
  Vous pouvez visualiser ici la facture de votre client, simplement en cliquant dessus. Nous y reviendrons plus tard pour les achats.
• La dernière colonne sera sans surprise celle qui vous permettra d’effacer une ligne, après confirmation. A utiliser avec beaucoup de prudence, donc.

Navigation dans le tableau de trésorerie

Vous pouvez modifier n’importe lequel de ces champs, à tout moment, simplement en cliquant dessus.
A noter que la touche tabulation vous permet d’aller d’un champ à l’autre en avant, Majuscule Tab fait la même chose en marche arrière.
Pour les dates, un système de calendrier vous évite de saisir la date au clavier.

La saisie des dépenses

Pour ce qui est des écritures d’achats, ou de dépenses, on ne peut pas faire d’automatisme, car les factures viennent de l’extérieur.
Il vous faut donc les entrer une par une.

Prenons par exemple, une facture d’autoroute. Commençons par la pièce, et choisissons D pour dépense, puis ASF pour autoroute.
Avec TAB, passons au libellé, dans lequel nous entrons AUTOROUTE DU XX/XX/XXXX (représentant une date).
La date d’échéance se créée seule, et à la date d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier facilement.

Le type de pièce ne sera pas règlement client, mais FRAIS DE DEPLACEMENTS.
Les types de pièces sont gérés depuis les paramètres, onglet Dictionnaires, rubrique Type de pièces ou d’opération.

Dans cette partie du programme, vous pouvez ajouter tous les postes de ventilation comptable que vous souhaitez, en fonction de vos différents fournisseurs. On touche ici à ce qui s’appelle le plan comptable. Vous devez donc vous rapprocher de votre comptable pour vous mettre en phase avec lui sur les différentes rubriques.
Sinon, vous avez déjà de quoi travailler directement, et très simplement, avec ce que propose InFact dès sa mise en route.

On entre ensuite le montant dépensé (41€20) dans la colonne débit, et le tour est joué.

Attacher un fichier

Utilisons maintenant notre dernière colonne (F), grâce à laquelle nous pouvions consulter une facture client un plus haut.
Dans le cas d’une dépense, vous pouvez ajouter ici l’image de votre dépense, photo ou scanner au format PDF de préférence, de façon à pouvoir la consulter au besoin.
Il est même souhaitable de faire cela, car, ainsi, tous vos documents comptables seront numérisés, et votre comptable pourra les récupérer directement.
Pour faire cela, nous allons utiliser le gestionnaire de fichier, qui vient s’afficher dès que vous cliquez sur cette zone .
Il ne vous reste qu’à faire glisser le document dans le gestionnaire de fichiers.

InFact créé automatiquement une arborescence par année et par mois, pour le classement de tous vos documents. Ainsi, plus de classement manuel, jamais de perte de temps, tout est numérisé.
Une fois votre fichier validé, vous pouvez le visualiser en cliquant sur ce bouton .
Les petits ciseaux permettent quant à eux de supprimer le lien entre cette écriture et le document, qui, lui, reste rangé à sa place dans le système.

Vous savez désormais entrer des écritures dans la trésorerie.

Les rapprochements bancaires

Le rapprochement bancaire consiste à faire coïncider vos écritures avec celles de votre banque.

A quelle fréquence ?

Nous vous conseillons fortement de faire vos rapprochements bancaires le plus souvent possible.
Une très bonne habitude est de le faire tous les jours, de façon à ne jamais avoir avec d’écart entre vos comptes et la banque. En réalité, le temps à passer est de l’ordre de 5 minutes, ce qui n’est rien sur une journée, mais qui vous permet de faire votre métier l’esprit tranquille, avec des comptes à jour.
Un autre avantage à faire cela quotidiennement, c’est tout simplement de déceler une anomalie dès qu’elle se produit, comme par exemple un chèque impayé. Vous pouvez alors réagir immédiatement plutôt qu’à la fin du mois, au moment de faire vos comptes.
La fréquence est bien évidemment à adapter en fonction de votre activité !

Comment faire ?

Pour faire vos rapprochements bancaires, vous allez utiliser votre accès en ligne, depuis lequel vous pouvez, en principe, générer un extrait de compte au format CFONB, ou OFX, ou QIF. Ces formats sont des formats standards, en place depuis des années, et qui vous donnent toutes vos écritures en banque entre deux dates.
InFact sait lire ces formats, ce qui va nous permettre de rapprocher les écritures de la banque de celle de notre gestion.

Dans notre tableau de trésorerie, on clique sur ce bouton , qui représente une banque, et on charge le fichier récupéré sur la gestion de notre compte bancaire en ligne. Le fichier est alors importé dans InFact depuis votre disque dur. Il ne vous reste qu'à le sélectionner. InFact décode ce fichier, et vous propose un tableau de toutes ces opérations.

Vous pouvez alors importer la totalité de ces lignes d’un seul clic, et les traiter ensuite.
Pour cela, on va cliquer sur ce bouton , qui se chargera de le faire pour vous, et refermera le tableau.
On retrouve alors les écritures de la banque dans notre tableau de de trésorerie, il ne nous reste qu’à les affecter et les pointer.

Autre option, on importe les opérations une par une.
Sur l'image qui se trouve un peu plus haut, vous voyez toutes les lignes du fichier de la banque, avec la date d’écriture, et les mêmes éléments que celui de votre tableau de trésorerie.
Vous pouvez maintenant importer chaque ligne en cliquant sur le petit plus après la colonne Crédit.
Mais vous pouvez aussi importer une ligne tout en la pointant directement.
Dans ce cas, on clique sur le petit plus le plus à droite.

Avant d’importer une ligne tout en la pointant, nous vous conseillons de remplir la zone Type de pièce, simplement en cliquant dessus, vous n’aurez qu’à choisir le bon type.

Vous pouvez aussi effacer une ligne de ce fichier, pour ne pas en tenir compte, en cliquant sur la croix tout à fait à droite.

Nous importons donc chaque ligne, une à une, après vérification.
Lorsque tout le tableau est traité, on le ferme par la porte de sortie , et on retrouve les écritures non pointées dans notre tableau de de trésorerie.

Les regroupements d'écritures

Regrouper les écritures consiste à ranger derrière une seule ligne du tableau plusieurs écritures, dont la somme correspond au montant vu le relevé de banque.
Le plus simple, pour apréhender cette opération est de regarder cette partie de la vidéo de formation à la gestion de la trésorerie.

Une fois cela fait, vous aurez compris que lorsque la première colonne contient un +, cela vous indique que derrière cette écriture se cachent d’autres écritures. Et si vous cliquez dessus, vous en aurez la liste.

Faire une remise de chèques

Là encore, le plus simple est de regarder cette partie de la vidéo de formation à la gestion de la trésorerie.
Vous comprenez donc l'énorme avantage du regroupement de lignes, en terme de gain de temps. En un seul clic, vous pointez des dizaines d'opérations.

Fonctions utiles

Filtrer le tableau de trésorerie.

Vous pouvez filtrer ce qui s’affiche dans votre tableau de trésorerie, grâce à ce champ de filtre.
Le contenu du tableau sera ainsi limité à ce que vous avez tapé dans le filtre.
Pour effacer le filtre, double cliquez dessus, c'est le plus rapide.

Le bouton , à droite du filtre, permet d'afficher les écritures à contrôler.
InFact marque en effet des écritures comme étant à contrôler si elles peuvent potentiellement déjà exister, ou si on considère qu’elles ont été écrites en retard par rapport à ce qui était prévu.
Ce marquage se fait au moment de la saisie des règlements, dans vos factures.
Si vous saisissez une date de paiement antérieure à la date du jour, InFact marquera le paiement comme à contrôler, parce que en retard.
Si InFact trouve un règlement pointé, du même montant, et pour cette même facture, il le marquera comme pouvant déjà exister.
Il vous appartient de lever le doute, soit en effaçant l’écriture, parce que, effectivement, elle existe déjà, soit en confirmant par la suppression du marquage.
Pour cela, il suffit de double cliquer dans le libellé de l’écriture en question.
Enfin, pour supprimer le filtre A CONTROLER, double cliquez dans le filtre.

Le prévisionnel de trésorerie.

Le système de prévision va vous aider à prévoir vos mouvements de trésorerie.
Ce système est basé à la fois sur votre historique de l’année précédente, et sur les éléments qui se trouvent déjà dans votre tableau.
Commencez par entrer une date de fin dans quelques semaines ou quelques mois.
En cliquant sur le bouton Prévisionnel, InFact calcule les montants qui peuvent entrer ou sortir (donc Crédits ou Débits), en fonction des dates, et par rapport à l’année précédente aux mêmes dates.
Impossible d'entrer dans les détails ici, mais cela est très utile si vous avez des achats qui se font de façon récurrente, d’une année sur l’autre.
Vous avez ainsi l’évolution possible de votre trésorerie.
Si on ajoute ces prévisions au tableau, elles sont marquées comme telles (avec une couleur de mise en évidence), et viennent affecter votre solde théorique à une date donnée.
Pour les visualiser, outre leur mise en évidence, vous pouvez cliquer sur le bouton , et vous ne verrez alors que les prévisions que le système aura calculé, plus celles que vous aurez entré vous-même, en ajoutant *** PREVISION devant le libellé.

Pour supprimer toutes les prévisions d’un seul coup, cliquez simplement sur le bouton Prévisionnel, et prenez la porte de sortie . Les prévisions automatiques auront alors disparu.

Les écritures en retard.

Vous aurez noté que certaines lignes sont en italique: cela veut dire que la date d’échéance est dépassée.
Dès lors, si c’est un règlement fournisseur par exemple, cela implique que vous êtes en retard de paiement.
Si c’est un client qui vous a fait un chèque, cela veut dire que vous n’avez pas encore encaissé son chèque, ou que le chèque ne vous est pas encore parvenu.

La recherche avancée.

En utilisant ce bouton , vous pouvez entrer une recherche, comme le nom d’un client par exemple.
Le système affichera toutes les écritures le concernant, y compris celles des années passées.
Le filtre de la grille est toujours actif, et vous pouvez vous en servir.
Pour réafficher toutes les lignes, fermez simplement la recherche.

Nous avons maintenant terminé ce gros module de formation, très dense. N’hésitez pas à y revenir pour intégrer ce que vous n’auriez pas bien saisi lors d'une première lecture.

Vous pouvez maintenant quitter la gestion de la trésorerie par la porte de sortie qui vous ramène, comme à chaque fois, au tableau de bord.