Comment gérer ses commandes avec le logiciel de gestion InFact

La saisie de votre toute première commande

Comme toujours avec InFact, on accède à la gestion des commandes de la façon la plus naturelle possible, en cliquant sur l’icône correspondante .

Il y a beaucoup de fonctionnalités dans ce module, c’est pourquoi cette formation est réalisée en 2 parties.

Si c’est la première fois que vous entrez dans les commandes, et que donc il n’y en a aucune, alors le système passe automatiquement en mode ajout, comme si vous aviez cliqué sur le + vert .

Devis, commandes, factures...

Il nous faut maintenant entrer des données.
Tout d’abord, vous pouvez créer indifféremment un devis une facture, une commande une facture pro-forma depuis cet endroit.

Pour cela, vous disposez de ce bouton, , qui change à chaque fois que l’on clique dessus.
Vous créez une commande
Vous créez une facture
Vous créez un devis
Vous créez une facture proforma.

Une facture proforma est le reflet de ce que sera une facture une fois établie. Certaines administrations demandent ce document plutôt qu’un bon de commande.
Vous aurez déjà compris que vous générez une facture depuis une commande en un simple clic!
Et vous pouvez aussi générer une facture directement, sans passer par l’étape bon de commande.

Créer votre premier client

Nous allons maintenant entrer les coordonnées de notre tout premier client.
Dans la seconde partie de la formation à la gestion des commandes, vous verrez comment retrouver immédiatement les coordonnées d’un client qui existe déjà, et donc ne pas tout retaper !

Dans InFact, pour gagner encore du temps, toutes les zones à remplir sont proches les unes des autres. Nous allons donc entrer les coordonnées de notre client à cet endroit.

Notez qu'InFact vous indique ce que vous devez entrer dans chaque champs (zone de saisie).
Et donc d'abord son nom, que nous vous invitons à taper sous la forme NOM PRENOM si c’est un particulier, ou bien simplement le nom d’une entreprise si nous avons à faire à une entreprise, son adresse mail, son adresse de livraison, le code postal et la ville qui s’y rattache.

Pour les villes et codes postaux, InFact vous aide, car les coordonnées INSEE des communes françaises sont déjà dans le système.

Une astuce importante : Pour passer d’un champ à l’autre, vous pouvez utiliser la touche TABULATION de votre clavier. Cela vous évitera de reprendre la souris à chaque fois.

Entregistrer votre premier client

Lorsque vous avez entré toutes les coordonnées de votre client ou prospect, vous devez l’enregistrer pour éventuellement réutiliser ces données plus tard.
Pour cela, cliquez simplement sur le petit + vert . Cela ajoutera ce client à votre fichier clients, ou, en d’autres termes, à votre base de clients.

Non prénom, ou prénom nom ?

Une particularité à connaitre lorsque vous cliquez sur ce petit +, surtout si vous travaillez avec des particuliers:
Suivant la manière dont vous saisissez le nom et le prénom, Infact vous propose de rendre les choses plus présentables en précisant ce que sont le nom et le prénom.
Ainsi, dans vos documents, le prénom se placera AVANT le nom, comme dans la vraie vie.

Donc si vous avez saisi DUPONT JEAN, laissez faire le système. Il inversera tout seul le prénom et le nom dans la présentation.
Si au contraire vous avez saisi JEAN DUPONT, il faut empêcher le système d’inverser le nom et le prénom, en cochant la case correspondante.
Et vous pouvez aussi inverser automatiquement nom et prénom en cliquant sur cette icône .

Code client automatique

Le code client (qui est unique au client) est fabriqué par InFact à partir de son nom et de son code postal.
Ainsi, notre client Jean Dupont aura comme code client DUP14500.
Si vous avez un client nommé Dupuis, habitant lui aussi à Coulonce (14500), InFact lui attribuera automatiquement un code différent de Dupont, en l’occurrence DUP14501.

Vous n’avez qu’à valider , et le client est créé.

Modifier l'entête de la commande

Vous avez la possibilité d’ajouter ou de changer ce que vous souhaitez dans l’entête de votre commande, et de vous aider des champs de références et remarques.

Modifier le contenu de votre commande

Nous allons maintenant passer au contenu, c’est-à-dire la liste des produits ou services que nous lui proposons dans cette commande ou facture.

Le système de recherche rapide

Il existe de multiples façons d’entrer les éléments dans cette partie.
Commençons donc par la plus compliquée, et donc la moins rapide, c’est à dire que vous entrez le nom ou le code d’un de vos articles.
A partir de 3 caractères saisis, InFact vous propose tous les éléments qui comportent ces 3 caractères.
Ce système de recherche ultra performant permet de retrouver immédiatement des articles parmi des milliers.
Vous pouvez combiner les recherches, par exemple en saisissant FRI et plus loin 01, seuls les articles dont les noms comportent FRI ET 01 apparaitrons dans la liste des propositions. Il vous suffit alors de choisir l’article qui correspond à ce que vous voulez, en cliquant dessus.

Les équivalences

Lorsque vous avez créé vos articles, il y avait une case à cocher qui disait: Proposer des équivalences si pas en stock.
Si cette case est cochée pour cet article, et qu’il n’est pas en stock, InFact vous proposera la liste de produits équivalents, que vous aurez déterminés dans votre gestion des articles.
N'hésitez pas à reprendre la formation gratuite en ligne InFact à la gestion des articles pour cette partie.
Simplement, si vous ne donnez pas la liste des équivalences, ne cochez pas la case !

Pour ce qui nous concerne, nous choisissons quand même ce produit, en sachant qu’il n’est pas en stock. Et si le produit était en stock, alors InFact l’intègrerait directement à notre commande, sans rien demander.
Si vous avez ajouté une image à votre article, elle s’affichera en haut à droite de votre navigateur, si la taille de votre écran le permet.

Vous pouvez maintenant changer la quantité et le prix HT ou TTC, ou le colori, si vous le souhaitez.

Saisie d'une seconde ligne

Nous allons ensuite entrer une seconde ligne, mais cette fois-ci, avec un article que nous n'avons pas créé, et que nous n'allons probablement pas réutiliser !
Avec InFact, c’est complètement automatique:
Vous saisissez le texte que vous voulez dans la désignation, et, comme cet article n’existe pas, InFact lui attribue tout seul le code DIVERS, qui est un paramètre du système, que vous avez loisir de modifier au besoin (voir la formation gratuite en ligne InFact à la gestion des paramètres).
Il ne vous reste qu'à entrer quantité et prix dans les colonnes correspondantes.

Utiliser les articles Favoris

Nous allons maintenant entrer une troisième ligne, mais cette fois en utilisant le système des favoris.

Là encore, si cette case était cochée dans votre gestion d’articles, alors vous trouvez les articles favoris en cliquant sur ce bouton , qui n'est actif qu'en mode modification.

Il vous suffit de sélectionner l’article que vous voulez, en cliquant dessus, pour qu’il s’intègre automatiquement à votre commande.
Vous avez toujours la possibilité de modifier la quantité, colori, et et prix.

Terminer et valider votre commande

Votre commande est maintenant complète, il ne vous reste qu’à la valider en cliquant sur la coche verte .

Pour modifier cette même commande, mais vous le saviez déjà, cliquez le crayon .

Pour annuler vos modifications, cliquez sur la croix rouge et confirmez.

Communiquer la commande à votre client

Tout d’abord, vous avez la possibilité d’imprimer le document, ou de le visualiser au format PDF.
Il suffit de passer la souris ou de cliquer sur cette icône pour accéder aux boutons imprimer et voir au format pdf .
Cliquez sur PDF, par exemple, et le document s’affichera dans un nouvel onglet de votre navigateur.

Mais vous pouvez aussi envoyer ce document par email, en cliquant simplement sur cette icone .
En fonction du contexte (facture, commande, ou devis), InFact remplira automatiquement l’adresse, l’objet, et le texte de l’email qui va partir vers votre client.
Et vous pouvez bien entendu modifier toutes ces informations. Pour mémoire, le texte vient du paramétrage que nous avons vu dans la formation en ligne InFact à la gestion des paramètres.

Si vous avez téléchargé votre RIB dans les paramètres, vous pouvez le joindre à la commande, en cliquanr sur la case correspondante.
Vous pouvez aussi ajouter des fichiers (une documentation, par exemple), autant que vous le souhaitez, en cliquant sur ce bouton .

Vous aurez déjà compris que la croix rouge annule l’envoi, tandis que la coche verte le valide.

Supprimer une commande, ou un devis

Dernière icone à considérer, c’est la corbeille , qui comme son nom l’indique, supprime le document après confirmation.
Attention, si vous effacez un document, vous ne le retrouverez plus.

Seuls les documents non officiels sont effaçables, comme les devis, ou les commandes non transformées en factures, par exemple.
Les factures validées sont quant à elles, définitives et impossibles à effacer ou à modifier.

Conclusion de cette première partie

Vous savez maintenant créer une facture, un devis ou une commande.
La seconde partie de la gestion des commandes fait l’objet d’une autre formation, que nous vous engageons à suivre une fois cette première partie maitrisée.
Dans cette seconde vidéo de formation, vous apprendrez à utiliser les configurations, le système de recherches, la création de factures récurrentes, et beaucoup d’autres fonctions qui vous feront gagner un temps précieux.

Vous pouvez maintenant quitter la gestion des commandes par la porte de sortie qui vous ramène au tableau de bord.
Le tableau de bord aura changé d’aspect, il vous présentera votre première commande, ou devis, ou facture, c’est selon.