Comment gérer ses clients avec le logiciel de gestion InFact

Comment accéder à la gestion des clients

Depuis le tableau de bord

La gestion des clients est accessible de deux manières.
La première, c’est, bien évidemment, depuis le tableau de bord, lequel n’a maintenant plus de secrets pour vous.
Il vous suffit de clique sur ce bouton , pour y accéder directement.

Depuis un devis, une commande, ou une facture

La seconde consiste à atteindre une fiche client à travers la gestion des commandes.

Depuis n’importe quelle commande ou facture, il vous suffit de cliquer sur les petits yeux pour accéder à la fiche client concernée.

Entrée en gestion des clients

L’environnement vous semblera familier, puisque vous retrouverez les flèches de navigation et la zone de recherche intelligente, comme pour la gestion des fournisseurs.

Vous retrouverez aussi les boutons pour entrer en modification , pour créer ou supprimer un client.

La navigation par onglets

Onglet Client

Les onglets vous permettent d'accéder à des informations spécifiques.
Commençons donc avec l’onglet Client, qui regroupe les coordonnées de votre client.
A noter que la notion de client intègre aussi les contacts, ou les prospects.

Vous le savez, vous pouvez créer directement vos clients ou prospects depuis le module de gestion des commandes.
Mais, si vous le souhaitez, vous pouvez aussi les créer d’ici.
Nous cliquons donc sur le + vert , et nous nous retrouvons en création de client.

Nous saisissons le nom puis le prénom de notre client, si c’est un particulier. A la validation, le système inversera nom et prénom dans la présentation, exactement comme pour la création de clients depuis la gestion des commandes.

Le code client sera bâti depuis le nom du client.
Ce code doit être unique pour chaque client. Pour cela, InFact utilise les 3 premiers caractères de son nom, auquel on ajoute le code postal. Si ce code existe déjà, on ajoute 1 jusqu’à trouver un code inexistant. InFact fait ce travail automatiquement.

Chaque client possède deux adresses: Une adresse de facturation, et une adresse de livraison.
Lorsque vous modifiez l’adresse de facturation, cela modifie aussi automatiquement l’adresse de livraison. Mais vous pouvez aussi modifier l’adresse de livraison sans affecter l’adresse de facturation. Ces deux adresses se retrouveront sur les factures de vos clients.

Plus bas, vous pouvez choisir le nom de la personne de votre entreprise qui suit ce client, ainsi que son mode de paiement habituel.
Les utilisateurs sont gérés depuis la gestion des utilisateurs. Les modes de paiement sont gérés depuis les paramètres.

Une astuce pour la saisie de l’adresse mail de votre client, vous pouvez, suivant les cas ne saisir que ce qui est avant l’arobase (@), et, en double cliquant sur la zone email, une liste de domaine de messagerie apparait, ce qui peut vous éviter des erreurs de frappe, et vous faire gagner encore du temps.
Cette liste se limite aux principaux domaines, pour ne pas passer plus temps à choisir qu’à taper au clavier.

La zone Notes est destinée à vos notes, vous pouvez y entrer ce que bon vous semble.

Vous constaterez que certains champs ne sont pas accessibles, comme le code client, ou le code comptable. Cela est géré automatiquement par InFact, sans que vous ayez besoin de vous en occuper. Pour le code comptable, le chiffre que vous voyez est géré depuis la gestion des paramètres, onglet Paramètres, groupe Compta.
InFact regroupera automatiquement sous le même code comptable, les clients dont le nom commence par le même caractère, ce qui simplifiera vos écritures comptables.

Si cette nomenclature ne vous convient pas, vous avez la possibilité de la changer.
Attention, cela ne modifiera pas les codes comptables de vos clients déjà enregistrés. Par ailleurs, et pour que la modification s’applique, il vous faudra fermer InFact, puis quitter votre navigateur, de façon à vous identifier de nouveau.
Tous les nouveaux clients bénéficieront alors de la nouvelle codification comptable.

Une fois tous les champs remplis, nous validerons, comme toujours, avec la coche verte . Le client est créé, le code est affecté, tout comme son code comptable.

Comme vous venez de créer un nouveau client, le système vous demande si vous souhaitez créer aussi une commande pour ce client. En cliquant sur Oui, vous entrez en gestion des commandes, et le système crée tout seul une commande pour ce client. Il ne vous reste qu'à ajouter le contenu (les lignes de commande).

Onglet Informations bancaires

Le second onglet permet d’entrer les coordonnées bancaires de votre client. Cela est utile si et seulement si vous le prélevez, ce que peut faire InFact à travers les mandats SEPA.
Rien de particulier ici, si ce n’est qu’on ne peut entrer en modification que depuis l’onglet Client, puis changer d’onglet pour entrer les données.

Onglet Devis

Choisissons tout d'abord un client connu, en tapant, pour cet exemple, PRI dans la barre de recherches, et sélectionnons Mme Prioulin.

Depuis l'onglet Devis, vous aurez sous les yeux la liste des devis de votre client. Un simple clic sur un élément, et vous ouvrez le devis en question.

Onglet Factures

C’est exactement la même chose pour les factures définitives.
Vous bénéficiez cependant d'une information supplémentaire: Le montant réglé par facture, et pointé en trésorerie.
Suivant votre schéma de couleur, si le total est vert, tout va bien. Si il est orange, le client vous doit de l'argent.

Onglet Historique

Le dernier onglet, Historique vous affiche la liste de tout ce que votre client vous a acheté, en incluant les numéros de série.
Si vous cliquez sur un des articles, vous ouvrez la facture correspondante.
Vous pouvez donc remonter aussi loin que vous le souhaitez dans l’historique de vos clients.

Fonctions supplémentaires

La gestion des fichiers

Ce bouton vous permet d’accéder à la gestion des fichiers de votre client.
Au besoin, vous pouvez y glisser des documents, qui seront accessibles aussi depuis les commandes du client en question. C’est vraiment pratique si vous avez besoin de vous référer à des informations externes à InFact dans votre travail. Pour la société que nous suivons dans nos formations, on pourrait, par exemple, stocker la garantie signée par le client à cet endroit.
Pour tout savoir sur la gestion des fichiers, vous pouvez suivre cette formation gratuite dédiée à la gestion des fichiers dans InFact.

Créer une commande pour ce client

Ce bouton vous permet de créer une commande, un devis, ou une facture pour ce client.
Vous entrez alors en gestion des commandes, et le système crée tout seul une commande pour ce client. Il ne vous reste qu'à ajouter le contenu (les lignes de commande).

Exporter la liste des clients

Ce bouton vous permet d’exporter la liste complète des clients, si vous êtes administrateur du système.
Cliquez simplement sur le bouton, la liste est exportée au format csv.

Vous pouvez maintenant quitter la gestion des clients par la porte de sortie qui vous ramène au tableau de bord.