Comment gérer ses devis avec le logiciel de gestion InFact

La gestion des devis, ou comment suivre avec facilité vos prospects et vos offres de prix.

Bien qu’InFact ne soit pas à proprement parler un CRM, c’est-à-dire un logiciel pour la relation client, vous pouvez largement en tirer le meilleur parti, pour, de la manière la plus fluide qui soit, suivre l’ensemble de vos affaires.

Explication préalable

En considérant que vous vouliez suivre vos prospects à partir d’InFact, il vous suffit de créer un devis pour chaque prospect à suivre, même si le devis ne comporte aucune ligne.
Pour cela, vous le savez, vous utilisez simplement le module de gestion de commandes, et vous créez votre client en quelques secondes. N’oubliez de passer le document en devis, en cliquant sur ce bouton jusqu'à obtenir un devis .

Suivre ses devis depuis le tableau de bord

Vos devis apparaîtront dans la liste des devis du tableau de bord, et vous remarquerez qu’ils sont précédés d’un point de couleur. Ce point varie suivant l’état du devis. Un devis peut avoir 3 états

1. A TRAITER, c’est-à-dire qu’aucune action de suivi n’a encore été menée.
2. EN COURS, c’est-à-dire que le devis est suivi et d’actualité.
3. ABANDONNE, parce que rejeté par le client, par exemple.

A noter qu’un devis abandonné est toujours présent dans le système, en tous cas tant que vous ne l’avez pas supprimé !

Entrer en gestion des devis

Pour gérer l’état de vos devis, nous allons donc entrer dans le module de gestion des devis, en cliquant sur ce bouton .

Vous aurez alors sous les yeux la liste de vos devis, triés par date descendante.
Les lignes des devis peuvent prendre différentes couleurs. Cela dépend de vos choix, dans le module de gestion des couleurs.
Pour pouvoir lire le tableau plus facilement, InFact applique un système de mise en évidence des lignes impaires.

En passant votre souris sur chaque ligne, vous aurez l’état de votre devis sous forme d’une petite bulle de texte.
Pour chaque ligne, vous avez la date du devis, le nom du client, le premier article du devis, s’il y en a un, le montant TTC, et une série de bouton sur lesquels nous allons revenir plus bas.
A la fin de chaque ligne, le nom de la personne de votre entreprise qui a créé ce devis.

En cliquant sur une ces zones, vous ouvrez le devis en question. Vous vous retrouverez donc dans le module de gestion des commandes, que vous connaissez déjà.

Gérer l'état des devis

Regardons maintenant l’utilité de nos fameux petits boutons .
Comme toujours avec InFact, lorsque vous passez votre souris sur l’un d’eux, vous en avez la signification.

Prenons la seconde ligne, qui est un devis EN COURS:
Si on clique sur le bouton orange , le devis passera à l’état A TRAITER.
Si on clique sur le bouton rouge , il passera à l’état ABANDONNE, ce que nous faisons.

Le bouton rouge disparait, le devis devient abandonné, et le bouton vert nous permet de repasser l’état du devis à EN COURS.

Grâce à ce système à trois boutons, vous pouvez à volonté changer l’état de votre devis.
Bien entendu, vous retrouvez cet état sur le tableau de bord.

Modifier les annotations d'un devis

Le bouton suivant doit vous rappeler quelque chose: C’est l’icône utilisé pour entrer en modification.
Nous cliquons donc dessus, et une nouvelle fenêtre apparait.

Cette fenêtre comporte de multiples informations.

1. Les coordonnées essentielles de votre client.
2. Les 3 premières lignes de son devis, ainsi que l’image du premier article.
3. Le montant total du devis, en TTC, et les prix des 3 premiers articles.
4. Enfin, vous retrouverez les petits boutons de couleur, dont le fonctionnement est le même que celui que nous avons vu il y a quelques secondes.

Pour terminer, la grande zone blanche vous permet de saisir vos informations de suivi, c’est-à-dire tout ce qui vous parait utile par rapport à ce client ou ce devis.
Pour vous aider, et vous faire encore gagner du temps, InFact ajoute directement la date du jour, et il ne vous reste, par exemple, qu’à entrer vos action ou conclusions.
Il vous faudra valider pour enregistrer votre travail, ou cliquer sur la croix rouge pour abandonner.

Avec cet outil simple, il est donc très facile de suivre vos devis avec un maximum de fluidité et d'efficacité.

Filtrer, et gérer les devis de tout le monde

Sur la partie haute de l’écran, vous pouvez filtrer ce que vous voyez, en cliquant sur les petits boutons de couleur.
Pas besoin d’explication, si ce n’est pour la dernière option: Elle vous permet de voir tous les devis de votre entreprise, y compris ceux réalisés par vos collaborateurs.

Vous pouvez maintenant quitter la gestion des devis par la porte de sortie qui vous ramène, comme à chaque fois, au tableau de bord.