Comment parémétrer ses documents avec le logiciel de gestion InFact

La gestion et le paramétrage des éditions dans InFact

Vous le savez, InFact vous permet d’imprimer ou d’envoyer par email vos devis, commandes, factures, fiches de préparation, ou commandes fournisseurs. Pour cela, InFact vous propose un modèle standard par type d’édition.

Mais ce modèle peut ne pas vous convenir. Et c’est pour cela que nous mettons à votre disposition un outil de configuration d’éditions, qui vous permet, visuellement, de changer l’aspect de vos documents, et de les adapter au mieux à votre besoin.

Comment accéder à la gestion des éditions

L’accès à cet éditeur se fait depuis le tableau de bord, en haut à droite, sous l’icône des utilitaires. .

Présentation de l'éditeur

Comme vous le voyez, l’environnement est différent de ce dont vous avez l’habitude avec InFact, car nous sommes ici dans un univers graphique.

LE MENU

Le menu, avec ses fonctions, se trouve donc sur la gauche de l’écran.

LA ZONE D'IMPRESSION

A droite de ce menu, une représentation de la feuille papier format A4, assortie de la marge dont a besoin votre imprimante, ici en gris. La feuille est blanche, car nous n’avons sélectionné aucun type d’édition pour le moment.

PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT

L’idée, ici, est donc de dessiner ce que nous voulons comme résultat.
Et pour cela, InFact vous propose des aides, sous forme de modèles tout faits, et d’outils pour les modifier.
Il est important de comprendre que les modèles InFact resteront comme nous les avons conçus, c’est-à-dire que vous ne pourrez pas les détruire pour les remplacer par les vôtres.
Par contre, vous pouvez les utiliser comme modèles de départ, et les enregistrer, avec le nom de votre choix, pour les utiliser à votre guise.

UTILISATION DE L'EDITEUR

CHARGEMENT D'UN MODELE

Choisissons donc pour commencer le modèle de commandes.

Pour charger un modèle standard, vous disposez d’une liste déroulante dans laquelle il suffit de choisir.

Une fois chargé, vous observerez que le nom du modèle apparait en haut à gauche, avec la mention standard, qui implique que vous devrez l’enregistrer sous un nouveau nom, en cas de modifications.

C’est votre propre logo qui apparait, avec les coordonnées de votre entreprise, telles que vous les avez entrées dans les paramètres.
En jaune pâle, vous pouvez voir toutes les zones qui proviennent des documents que nous voulons imprimer. Ces zones s’appellent des champs.

DEPLACER UN CHAMP

Pour déplacer un champ, cliquez sur le champ, et faites simplement un glisser/déposer avec votre souris.

DEPLACER PLUSIEURS CHAMPS

Pour déplacer plusieurs champs à la fois, cliquez sur les champs en question, puis déplacez l’ensemble. Vous noterez la présence de guides vous permettant d’aligner les éléments entre eux.

DEDELECTIONNER LES CHAMPS

Pour désélectionner tous les champs, cliquez simplement sur une zone blanche de la feuille.

TRAVAILLER AVEC PRECISION: LE ZOOM

Pour travailler avec plus de précision, vous pouvez zoomer, simplement en cliquant sur la loupe + .
La loupe – aura l’effet inverse.

REDIMENSIONNER UN CHAMP

Vous aurez aussi noté la présence de poignées, en bas à droite de chaque champ. Ces poignées vous permettent de modifier la dimension de votre champ.
Vous pouvez ainsi redessiner entièrement vos documents.

FONCTIONNALITES DU MENU

InFact vous propose des champs déjà tout prêts, à travers les 3 listes déroulantes qui se situent dans le menu, à gauche de l’écran.

Chacune de ces listes vous propose des éléments qui proviennent, soit de votre entreprise (à travers les paramètres), soit des documents que vous transmettez aux clients (dans les devis, commandes, ou factures), soit des documents à destination de vos fournisseurs, et notamment les bons de commandes fournisseurs.
En choisissant un élément dans une de ces listes, il viendra s’intégrer dans votre document.
Au passage, vous avez la possibilité d’y apporter des modifications, que nous allons découvrir ensemble maintenant.

MODIFIER L'ASPECT D'UN CHAMP

Tout d’abord, chaque champ doit comporter un nom, et ce nom doit être unique.
S’il y a déjà un champ portant le même nom dans votre document, InFact vous le précisera, et vous demandera de trouver un nom différent.
Pour nommer vos champs, utilisez uniquement des lettres de l’alphabet sans accents, des chiffres, et des traits d’union.
Vous trouverez ensuite le champ du système auquel correspond l’information à afficher. Nous reviendrons plus loin sur la zone suivante, nommée contenu programmé.

Ensuite, les fonctions usuelles pour passer le champ en gras, en italique, ou souligné, avec visualisation immédiate du résultat juste en dessous.
Vous pouvez justifier le contenu comme bon vous semble (à gauche, à droite, au centre, ou en mode justifié pour les textes plus longs).
Vous pouvez encadrer tout ou partie de votre champ.
Et enfin, vous pouvez changer la taille des caractères, plus grands ou plus petit, avec un pas minimum de 1/10eme de mm sur le papier, variable en fonction du niveau de zoom.

VALIDER VOS MODIFICATIONS

En validant, votre nouveau champ s’intègrera au milieu de la feuille, il ne vous reste qu’à le déplacer et à le dimensionner au besoin.
Et c’est aussi simple que cela !

ENREGISTRER VOTRE TRAVAIL

Vous devez encore enregistrer votre travail, et préciser à InFact que vous souhaitez utiliser ce modèle pour vos commandes !
Pour cela, il suffit de cliquer sur la disquette en haut du menu , de donner un nom à ce modèle (au passage, nous vous conseillons de changer celui que vous propose InFact, de façon à ne pas mélanger vos modèles et ceux du système).

Une fois validé, notez le changement de nom dans le menu à gauche, ainsi que la mention personnel, qui vous indique que vous êtes sur un modèle qui vous est propre.

CHOISIR CE MODELE POUR NOS COMMANDES

Dernière chose, pour utiliser ce nouveau modèle de commandes, vous devez le préciser dans la liste déroulante en bas à gauche du menu.

Choisissez ici Utiliser ce modèle pour Mes Commandes.
En lançant l'édition d'une commande, vous constaterez que vos modifications sont bien appliquées.

AUTRES FONCTIONS

MODIFIER L'ASPECT D'UN CHAMP DEJA PRESENT

Vous savez déplacer les champs, ou les redimensionner.
Et, pour en modifier l’aspect, double cliquez simplement dessus.
Vous retrouverez alors la même fenêtre que lorsqu’ on importe un champ sur un modèle.
Vous pouvez donc ici changer ce que vous souhaitez.

SUPPRIMER UN CHAMP DU MODELE

Pour supprimer un champ de notre modèle, il suffit de le faire glisser hors de la page. Il est alors éliminé du modèle.

LES CHAMPS COMBINES

Regardons maintenant les champs combinés entre un texte, qui sera donc toujours le même au moment d’imprimer, et une information qui vient du système, et qui, elle, variera en fonction du contexte.
Par exemple, le numéro de la commande, et sa date.

En double-cliquantsur cette zone, on voit cette fois-ci que le champ contenu programmé est accessible, et qu’il contient des choses étranges.
En fait, vous tapez ici ce que vous voulez, et vous pouvez y adjoindre des éléments du système.
On devine que [NumCde] est le numéro de la commande, et que [DteCde], est la date de la commande.

Si vous ne voulez plus du numéro de la commande, il vous suffit de supprimer la zone en question, et vous en voyez immédiatement le résultat juste en dessous, en cliquant hors de la zone contenu programmé.

Bien, mais comment remettre le numéro en question, alors même que le nom du champ est passé aux oubliettes ?
InFact va vous aider. En double-cliquant dans le contenu programmé, InFact vous donne la liste des champs disponibles.
Choisissons alors le numéro de commande, et le système le place en fin de phrase.
Il ne vous reste qu’à organiser cela comme vous le souhaitez (couper/coller), et à valider.

A tout moment, vous pouvez enregistrer votre travail en cliquant sur la disquette , ou bien encore enregistrer votre modèle sous un nouveau nom, mais pensez alors à préciser au système que vous souhaitez utiliser ce modèle pour vos commandes !

LES ELEMENTS LIBRES

TRAITS HORIZONTAUX

Vous pouvez intégrer un trait horizontal , et le dimensionner sur la feuille.

TEXTES LIBRES

Vous pouvez aussi intégrer un texte, en cliquant sur le bouton Texte , en tapant ce que vous voulez, et en personnalisant l’aspect de votre texte.

IMAGES

Même chose, pour intégrer une image , grâce au gestionnaire de fichiers que vous connaissez déjà.
Là encore, vous povez la placer et la dimensionner à votre guise

IMAGES DE FOND DE PAGE

Et enfin, vous pouvez aussi intégrer une image qui servira de fond de page .
L’opacité de cette image sera modifiée par InFact de façon à ce qu’elle ne gêne pas la lecture du document.

La taille de l’image importe peu, sauf pour la rapidité de l’édition.
Plus une image est grande, mieux elle sera définie lors de l’impression. Elle se positionnera automatiquement au centre de la page, avec une largeur de 70% de la largeur de la page.
Vous pouvez tester autant d’images que vous le souhaitez, et ainsi personnaliser vos éditions.

RESULTAT FINAL

Vous pouvez enregistrer votre travail, et changer d’onglet, en rafraichissant votre navigateur pour voir le résultat final ! (F5 sous Windows).
Vous pouvez créer autant de modèles personnels que vous le souhaitez, et vous les rappelez en cliquant sur le bouton jaune dans le menu.

CONCLUSION

Simple, facile, et efficace, c’est dans cet esprit que nous avons développé ce module, qui vous permettra de personnaliser au mieu vos documents.

Et comme toujours, la porte de sortie vous ramène au tableau de bord.